Natalya Zuy, Kierownik Departamentu Prawnego Grupy Kapitałowej TELS
Na tle wzrostu zdarzeń o charakterze przestępczym na rynku przewozów towarowych, Departament Prawny Grupy Kapitałowej TELS po raz kolejny przypomina swoim pracownikom i kontrahentom, jak ważne jest przestrzeganie „zasad prewencji” kradzieży ładunków oraz procedur dopuszczania podwykonawców do przewozu.
Oszuści działają w sposób umiejętny i wyrafinowany, posiadają wiedzę z zakresu przewozu ładunków, psychologii, łatwo zdobywają zaufanie menadżerów, próbując uśpić ich czujność i skłonić do nieostrożnych działań omijających instrukcje dopuszczania podwykonawców do współpracy.
Pod koniec 2019 roku, na podstawie zgłoszonych ubezpieczycielowi TTClub zdarzeń, najczęściej kradzieże zdarzały się w stosunku do następujących grup towarów:
- 28% żywność i napoje;
- 13% elektronika;
- 10% alkohol i wyroby tytoniowe;
- 7% produkty przemysłu motoryzacyjnego;
- 6% dobra konsumpcyjne;
- 5% materiały budowlane;
- 31% inne grupy produktów (metale, paliwa, chemikalia i inne).
Analiza zdarzeń ubezpieczeniowych pozwala na stworzenie listy typowych sytuacji, które mogą skutkować kradzieżą ładunku:
Oferowanie zleceń w Internecie
Oszuści wyszukują w Internecie informacji o ładunkach oferowanych do przewozu i kontaktują się z menedżerami, oferując swoje usługi w atrakcyjnych cenach. Należy wyeliminować umieszczanie ofert w Internecie w wolnym dostępie, a zasoby Internetu wykorzystywać jedynie do wyszukiwania, weryfikacji i wyboru podwykonawców do realizacji przewozów na przyszłość.
Komunikacja z podwykonawcą wyłącznie za pośrednictwem telefonii komórkowej i publicznych domen
Oszuści kontaktują się z klientem, oferują dostępność pojazdów w różnych regionach, uporczywie proszą o przekazanie im zleceń, pozyskując w ten sposób informacje o kategoriach przewożonych towarów i ich wartości. Jednocześnie cała komunikacja odbywa się wyłącznie za pośrednictwem telefonii komórkowej, poczty elektronicznej z „publicznych” domen (gmail, yandex itp.), komunikatorów internetowych.
W takich przypadkach należy ustalić numer stacjonarny telefonu podwykonawcy i go zweryfikować, ponad to należy zweryfikować adres firmowej strony internetowej oraz adres poczty elektronicznej podwykonawcy, a także adres siedziby, wskazany jako faktyczna lokalizacja firmy.
Brak wzmianek w Internecie
Poważna, prowadząca rzeczywistą działalność firma transportowa nie może w ogóle nie istnieć w Internecie. Oprócz recenzji firmy w Internecie, należy przestudiować stronę internetową firmy.
Zawodowi oszuści mogą tworzyć tzw. witryny-klony prawdziwych firm transportowych. Adres strony może różnić się tylko jedną literą, dlatego należy zwrócić na to szczególną uwagę i porównać adres strony potencjalnego podwykonawcy z różnymi źródłami w Internecie.
Dokumenty rejestrowe wzbudzają podejrzenia
Należy zachować czujność w sytuacji gdy: dostarczone dokumenty budzą wątpliwości co do ich autentyczności/rzetelności, firma jest zarejestrowana lub przerejestrowana w bieżącym roku, zmienił się właściciel, firma dysponuje tylko jednym pojazdem.
Oszuści często wykorzystują dokumenty i dane rzeczywiście istniejących firm, które zostały wcześniej pozyskane za pomocą faksu, lub pobrane z publicznych witryn. Nie ulega wątpliwościom, że po wykryciu kradzieży prawdziwa firma zaprzecza istnieniu jakikolwiek związku z przewozem.
Dlatego po otrzymaniu kompletu dokumentów rejestracyjnych należy dokładnie sprawdzić ich rzetelność, poprzez porównanie informacji dostępnych na stronach internetowych właściwych instytucji odpowiedzialnych za rejestrację firm. Zaleca się również bezpośredni kontakt z zarządem firmy, a nie z jej menadżerem.
„Syndrom piątku”
Większość kradzieży dotyczy tych ładunków, których przewóz rozpoczyna się w piątek i które mają być dostarczone do odległego miejsca docelowego po weekendzie lub świętach. We wskazanym czasie oszustom udaje się nie tylko ukryć z ładunkiem, ale także bez przeszkód go zrealizować. Nie należy korzystać z usług niezweryfikowanych podwykonawców do realizacji przewozów w takich okresach, nawet gdyby to miało grozić karą za opóźnienie w dostarczeniu ładunku.
Przekazywanie zleceń kolejnym podwykonawcom
Nawet najdokładniejsza weryfikacja zaangażowanego podwykonawcy jest całkowicie bez znaczenia, jeśli ten ostatni przekazuje zlecenie kolejnemu podwykonawcy, który nie przeszedł żadnej weryfikacji. Nie należy się łudzić oraz liczyć na możliwość uzyskania odszkodowania od niedbałego podwykonawcy - w praktyce taki podwykonawca albo zbankrutuje, albo wykorzysta każdą okazję, aby uniknąć dużego zobowiązania finansowego. Zaleca się zakazać przekazywania niektórych zleceń do dalszych podwykonawców, lub w umowie uzgodnić taki schemat współpracy ze swoimi podwykonawcami, aby uniknąć niekontrolowanego zaangażowania podmiotów trzecich.
Wykorzystanie przewoźnika lub kierowcy działających w dobrej wierze
Jedną z tradycyjnych metod oszustów jest zaangażowanie rzetelnego przewoźnika, który posiada wszystkie wymagane dokumenty rejestracyjne oraz ważną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej. Jednak w trakcie przewozu przewoźnik, lub jego kierowca otrzymuje polecenie (czasem tylko telefoniczne!) od oszusta sub-spedytora, powołującego się na właściciela ładunku - aby dostarczyć ładunek do innego odbiorcy niż pierwotnie wskazanego w zleceniu. Tym sposobem ładunek znajduje się w rękach oszustów, a przewoźnik, który zrealizował zlecenie, powołuje się na instrukcje otrzymane od swojego bezpośredniego klienta.
Jeśli jest organizowany przewóz drogiego, łatwego do upłynnienia ładunku za pomocą nieznanego wcześniej pośrednika, należy się upewnić, że przewoźnik i jego kierowca zostali uświadomieni o kategorycznym zakazie przeadresowania ładunku, bez potwierdzenia tego ze strony nadawcy.
Zamiana środka transportu
W przeddzień załadunku oszuści wysyłają informację o zamianie środka transportu, który miał być podstawiony do załadunku. Spedytor nie ma czasu na sprawdzenie nowego pojazdu, a czasem nie przywiązuje do tego żadnej wagi - po prostu zmienia numery rejestracyjne pojazdu w zleceniu transportowym.
Dlatego do zamiany środków transportu należy podchodzić ze szczególną ostrożnością – należy ustalić przyczyny zamiany, ponownie sprawdzić pojazd i kierowcę, a także ostrzec nadawcę ładunku o niedopuszczalności załadunku niezatwierdzonego środka transportu.
Nieważna polisa ubezpieczeniowa
Rzadko się zdarza, że firmy z ważną umową ubezpieczeniową dopuszczają się oszustwa. W większości przypadków oszuści przedkładają fałszywą, nieopłaconą, lub wystawioną na podmiot trzeci polisę ubezpieczenia, lub umowę obejmującą krótki okres ubezpieczenia – zazwyczaj okres przewidywanego załadunku.
Dla zweryfikowania ważności polisy, należy podjąć rozsądne kroki, a mianowicie – skierować pisemny wniosek do firmy ubezpieczeniowej, która wystawiła polisę, lub skontaktować się telefonicznie i uszczegółowić informacje dotyczące polisy, zapisując jednocześnie dane kontaktowe pracownika firmy ubezpieczeniowej, który udzielił informacji.
W jaki sposób TELS weryfikuje swoich podwykonawców?
Instrukcja dotycząca dopuszczania podwykonawców do współpracy przy przewozie ładunków w TELS jest aktualizowana w miarę pojawiania się informacji o nowych schematach oszustw. Instrukcja realizowana jest na poziomie procesów biznesowych z systemem kontroli programowej i organizacyjnej. Dostawca jest weryfikowany na wszystkich poziomach - od historii powstania firmy transportowej i zmiany składu założycieli, poprzez zgodność dokumentów z zatwierdzonymi wzorami kraju rejestracji do informacyjnej weryfikacji reputacji. Zgodnie z instrukcją, oznakami nierzetelnego kontrahenta mogą być:
- informacje zawarte w przesłanych dokumentach nie są zgodne z informacjami pozyskanymi z naszych źródeł informacji;
- brak jakiekolwiek historii o działalności dostawcy;
- w ciągu ostatnich 1,5 roku nastąpiła zmiana właścicieli i rodzaju działalności;
- firma jest zarejestrowana pod adresem wirtualnego biura;
- brak strony internetowej; lub strona istnieje, ale budzi wątpliwości (niedawno utworzona, mało treści, brak dewelopera itp.);
- brak stacjonarnego połączenia telefonicznego z firmą; telefon stacjonarny wskazany w dokumentach firmy należy do pośrednika (dyspozytora) lub w ogóle nie istnieje;
- brak informacji o składaniu obowiązkowych sprawozdań finansowych;
oraz inne, łącznie ponad 20 punktów, wraz ze wskazaniem oznak nierzetelności, których nie będziemy w pełni ujawniać, aby nie osłabiać efektu kontroli.