Głównym celem każdego przetargu jest zawarcie korzystnej umowy zakupu towarów lub usług, oraz nabycie przedmiotu zakupu, posiadającego wymaganą jakość, po najniższej cenie. Przetarg od dawna istnieje jako narzędzie optymalizacji kosztów, w związku z czym cena jest kluczowym czynnikiem oceny oferty. Jednak są zmienne metoda formułowania zadań na przetargi i praktyka ich przeprowadzania. Jednak zadania przetargowe oraz zasady ich przeprowadzania ulegają zmianom.
Jak w ciągu ostatnich 3-5 lat zmieniły się cele i zasady organizowania przetargów na zakup usług logistycznych? W jakim kierunku rozwijają się wymagania klientów usług transportowo-logistycznych? Specjaliści Działu Przetargów Grupy TELS podzielili się informacją na ten temat.
§1 Cele przetargów logistycznych
„Dotychczasowe” cele
Wiele firm dokonując zakupu usług transportowo-logistycznych nadal używa przetargu do osiągnięcia „prostych” celów:
1) Uzyskanie niskich stawek. Przetargi są przeprowadzane dla każdego kierunku transportu. Na podstawie wyników przetargów tworzona jest lista przewoźników, pomiędzy którymi dokonują podziału wszystkich ładunków na okres obowiązywania przetargu. W ten sposób firmy dążą do minimalizacji kosztów usług logistycznych, zostawiając do własnej dyspozycji optymalizację logistyki.
2) Badanie marketingowe rynku. Przetarg przeprowadzany jest bez wyraźnej chęci zmiany wykonawcy. Za pomocą przetargu Klient uzyskuje informacje na temat ofert rynkowych i na ich podstawie weryfikuje obecną ceny swojego wykonawcy. Jednak wynik przetargu może w ostateczności również doprowadzić do zmiany wykonawcy.
3) Rozszerzenie listy przewoźników. Szersza „ławka rezerwowych” firm przewozowych daje poczucie większej pewności stabilnego zapewnienia swoich potrzeb logistycznych.
4) Narzędzie do wywierania nacisku na obecnych wykonawców. Jest to sygnał dla obecnych wykonawców: „jesteśmy gotowi do zmian, jeśli nie będziecie się starać i/lub nie obniżycie cen”.
„Nowe” cele
Jak mówią specjaliści z Grupy TELS, w ciągu ostatnich pięciu lat zauważalna jest ewolucja zadań przetargowych stawianych przez dużych i średnich Klientów. Niektóre firmy stosują przetargi mając na uwadze poniższe cele:
1) Nabycie kompleksowej usługi w optymalnej cenie. W tym przypadku stawki na każdym kierunku z osobna nie są już głównym przedmiotem licytacji. Klient próbuje stworzyć zoptymalizowany budżet na kompleksową obsługę, który często obejmuje odprawy celne, ubezpieczenie oraz inne usługi dodatkowe.
2) Stabilizacja budżetów logistycznych. W procesie licytacji przetargowej i uzgadniania kontraktów, klient zatwierdza zobowiązania wykonawców na dłuższy okres w celu bardziej precyzyjnego planowania budżetu logistycznego.
3) Optymalizacja listy wykonawców. Duża liczba wykonawców nie jest korzystna z punktu widzenia nakładu pracy: za dużo kontraktów, kontaktów i współdziałania. Najlepiej współpracować z 4-5 wykonawcami, którzy świadczyliby szeroki wachlarz usług, pomiędzy którymi można relokować wolumeny w przypadku pojawienia się sytuacji problemowych.
Oczywiste jest, że „nowe” cele przetargów logistycznych – to już bardziej zaawansowane podejście do optymalizacji logistyki, powodującej:
- zmniejszenie nakładu pracy na logistykę;
- delegowanie ekspertom logistycznym decyzji dotyczących optymalizacji budżetu logistycznego bez opłat za logistyczne usługi doradcze;
- bardziej dokładne planowanie kosztów logistycznych.
§2 Ewolucja zmian w przetargach logistycznych:
Główne zmiany w przetargach logistycznych:
Wzrosła liczba etapów przetargów. Do pierwszej połowy 2016 roku szablon tabeli roboczych Działu Przetargów TELS zawierał dwa etapy: na pierwszym etapie odbywała się wymiana wszystkich istotnych informacji, określenie wymagań i propozycji; na drugim etapie - ostateczne licytacje i uzgadnianie warunków.
Dzisiejszym standardem jest trzyetapowy przetarg, który obejmuje z reguły:
1) okres ankietowania, kiedy firmy proszą potencjalnego wykonawcy o informacje, po czym tworzą listę uczestników przetargu;
2) licytacja wstępna, w której uczestnicy poznają wymagania i składają ofertę;
3) negocjacje z szacowanymi zwycięzcami przetargu, licytacja ostateczna oraz uzgadnianie warunków.
Przetarg każdej firmy jest inny i różni się szczegółami, natomiast podstawowy schemat organizacji przetargu w przypadku większości klientów TELS jest obecnie taki sam.
Wzrosły wymagania dotyczące ubezpieczenia. Trzy lata temu limit ubezpieczenia odpowiedzialności spedytora wobec klientów na poziomie 0,75-1 mln euro był wystarczający dla większości klientów. Dwa lata temu , aby móc brać udział w przetargach Klientów, na których firmie TELS zależało, limit ubezpieczenia odpowiedzialności wobec Klientów został podniesiony do 2,5 miliona euro. Ale już zdarzyły się przypadki, kiedy nawet ten poziom okazał się niższy niż wymagania określone w przetargu: dwukrotnie klienci potrzebowali limitu ubezpieczenia odpowiedzialności na poziomie 5 milionów euro i raz - 10 milionów euro.
Wzrosły wymagania dotyczące integracji informatycznej. Możliwość elektronicznego obiegu dokumentów jako obowiązkowy wymóg zaczęła pojawiać się w przetargach mniej-więcej dwa lata temu i początkowo wymagała znacznych wysiłków w celu indywidualnego dopasowania systemu wymiany informacji. Obecnie jest to bardziej kwestia „techniczna” i nie stanowi ona przeszkody dla współpracy z Klientem, choć każda integracja z systemem informatycznym zleceniodawcy jest nadal indywidualnym projektem.
Okresy obowiązywania przetargów ulegają wydłużeniu. Roczny okres przetargowy wciąż jest "standardem" dla dużych przedsiębiorstw, kupujących kompleksowe usługi. Choć niektórzy z nich już pytają o stawki na kolejny rok, mając na celu zmniejszenie liczby organizowanych przetargów. I już niejednokrotnie zdarzały się przetargi na 3-letni okres (jest to cecha charakterystyczna firm z branży motoryzacyjnej). Jednak w warunkach naszego rynku wciąż często powstaje konieczność dokonywania bieżących korekt stawek w trakcie trwania długich okresów kontraktowych.
Zleceniodawcy oczekują na śledzenie on-line. Posiadanie przez Klientów bezpośredniego dostępu do systemu nawigacji GPS przewoźnika w celu śledzenia przesyłek wciąż nie jest wymogiem rygorystycznym, ale takie dodatkowe warunki występują w przetargach coraz częściej. W przypadku braku takiej możliwości, klienci zwykle zgadzają się na dostęp do systemu informatycznego wykonawcy, w którym odnotowuje się przejazd ładunku przez punkty kontrolne.
Istnieją również cechy charakterystyczne różnych rynków. W szczególności dla klientów z Kazachstanu bardzo ważne jest to, że wykonawca jest rezydentem Kazachstanu. Często też pytają o listy szczegółowe zawierające wszystkich przewoźników, którzy będą realizowali przewozy towarów, w tym numery rejestracyjne samochodów i nazwiska kierowców. Dla firmy spedycyjnej udzielanie takich informacji z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem jest zadaniem prawie niewykonalnym, ponieważ współpracują oni z dużą liczbą firm transportowych oraz z dużą flotą pojazdów (TELS ma do dyspozycji około 120 tysięcy samochodów). Ustalić kto dokładnie i jakim samochodem będzie przewoził towary w ciągu 3-6 miesięcy, jest już nieco "poza zasięgiem" firm transportowo-spedycyjnych.
§3 Ryzyka i możliwości współpracy przetargowej.
Główne zalety i ryzyko współpracy na podstawie przetargów dla firm transportowo-spedycyjnych są zrozumiałe: wraz z pozyskaniem zamówień na okres przetargowy istnieje ryzyko zmniejszenia planowanego zysku w związku ze wzrostem stawek u przewoźników. Choć zdarzają się przypadki odwrotne.
Podstawy strategicznego partnerstwa sugerują, że Klient i wykonawca ze zrozumieniem traktują wzajemne interesy i uważają, że długotrwałe relacje są bardziej wartościowe, niż natychmiastowe korzyści. W przypadku wahania stawek w granicach od 10 do 15%, zwykle nie dochodzi do zmiany warunków - ryzyka z reguły są wliczone do budżetów każdej ze stron. Propozycja rewizji stawek w sytuacji ich znaczących zmian (20-30%) jest już uznana za uzasadnioną. Tak duże wahania cen zdarzają się rzadko, choć ostatni przykład miał miejsce stosunkowo niedawno - w pierwszej połowie 2017 r. na tle rosnącego rynku transportowego i deficytu możliwości przewozowych.
Istnieje również ryzyko polegające na przeniesieniu większości zamówień na "okres szczytowy", którego początkowo zleceniodawca nie planował, lub nie poinformował o tym wykonawcy w trakcie trwania przetargu. W okresy szczytowe stawki są oczywiście znacznie wyższe, niż średnioroczne ustalone w trakcie negocjacji w przetargu. W takich okolicznościach jest trudniej wywiązać się z zobowiązań (w takiej sytuacji na rynku możliwości przewozowe są ograniczone), a marża w transporcie znacznie spadaj, niekiedy nawet do wartości ujemnej. Trudno jest zabezpieczyć się przed takimi sytuacjami, i w każdym konkretnym przypadku decyzja o reakcji podejmowana jest indywidualnie.
***
Podsumowanie:
Przetarg jako narzędzie optymalizacji kosztów logistycznych ma szerokie możliwości do osiągnięcia różnych celów, ale eksperci TELS polecają klientom usług logistycznych korzystanie z przetargów w celu optymalizacji procesów logistycznych z wykorzystaniem wiedzy i doświadczenia swoich wykonawców.
Artykuł został przygotowany przez Dział Marketingu Grupy TELS we współpracy z pracownikami Działu Przetargów