Obecnie w Rosji trwają próby w zakresie rejestracji towarów w systemie „Честный ЗНАК” (Uczciwy ZNAK) z oznaczeniem kodami Data Matrix. Od 1 lipca 2020 r. obowiązkowe jest znakowanie wszystkich leków, butów i papierosów. Od 1 października 2020 r. obowiązek ten wejdzie w życie w zakresie perfum i wód toaletowych oraz artykułów fotograficznych, od 1 listopada - opon i felg, od 1 stycznia - artykułów przemysłu lekkiego. Trwają również próby dotyczące etykietowania butelkowanej wody i produktów mlecznych.
Ivan Samusev, Dyrektor Handlowy Grupy TELS, opowiada o alternatywach, jakie mają importerzy przy organizacji importu towarów do Rosji z uwzględnieniem nowych wymagań.
Procesy rejestracji i odbioru kodów w systemie «Честный ЗНАК» (Uczciwy ZNAK) są dla uczestnika obrotu dość proste – są to jedynie operacje w systemie informatycznym. Najważniejszym i najbardziej czasochłonnym etapem jest fizyczne naniesienie kodów na produkt. Niezwykle ważne jest, aby na tym etapie wszystko zostało wykonane prawidłowo, ponieważ dowolny błąd pociąga za sobą negatywne konsekwencje oraz prawdopodobne straty dla firmy.
W szerszym ujęciu importer ma trzy możliwości zapewnienia importu oznakowanych wyrobów.
OPCJA PIERWSZA: importować wyroby oznakowane przez producenta
W takim przypadku firma importująca musi „przekonać” swojego dostawcę do zorganizowania oznakowania towarów w swoich magazynach przed wysyłką (nadawca będzie potrzebował dodatkowych zasobów finansowych, ludzkich i innych).
Ryzyka związane z tym schematem są następujące:
- Producent może odmówić znakowania towarów, jeśli udział towarów eksportowanych do Federacji Rosyjskiej jest dla niego nieznaczny lub nisko marżowy.
- Odpowiedzialność za błędy producenta w znakowaniu lub tworzeniu partii towarów ponosi importer, nawet jeżeli producent zgodzi się zapewnić znakowanie towarów w swoim przedsiębiorstwie.
Jakie konsekwencje może za sobą nieść dla importera błąd w znakowaniu towarów? Wyobraźmy sobie, że towar został dostarczony do składu celnego i podczas odprawy celnej wykryto błąd. Federalna Służba Celna nie może dopuścić takiego towaru do swobodnego obrotu, natomiast w większości przypadków importer nie jest w stanie zorganizować usunięcia błędu na składzie celnym, lub co najmniej jest to bardzo utrudnione. Importer nie może również odebrać towaru i zawieźć go z powrotem do czasu zakończenia procedur w zakresie popełnienia wykroczenia administracyjnego, które zgodnie z prawem mogą trwać do 2 miesięcy.
Przypuśćmy, że procedury administracyjne zostaną zakończone: co dalej począć z towarem? Zwrócić do dostawcy? Zorganizować samodzielnie zmianę oznakowania? Dokąd zabrać towar w celu przeprowadzenia tych czynności? Jest wiele pytań, na które nie ma konkretnych odpowiedzi, nie ma algorytmów rozwiązywania takich problemów.
OPCJA DRUGA: importer samodzielnie organizuje znakowanie towarów na składzie celnym przed złożeniem zgłoszenia celnego.
Nie jest to możliwe na wszystkich składach celnych. Aby móc jakościowo wykonać to zadanie, magazyn powinien być wyposażony w:
- Oddzielne pomieszczenia z wyposażonymi stanowiskami pracy. Wiele grup towarów, przy niewielkich gabarytach, posiada wysoką wartość, aby zapewnić bezpieczeństwo takich towarów, znakowanie powinno odbywać się w izolowanym pomieszczeniu z zorganizowanym systemem kontroli dostępu, monitoringiem wizyjnym itp.
- Sprawną infrastrukturę IT (drukarki, skanery, oprogramowanie).
- Zespół przeszkolonych pracowników.
- Możliwość dostosowania liczebności zespołu pracowników w zależności od wielkości partii towarów i wymagań dotyczących terminu wykonania znakowania.
Jakie ograniczenia zaobserwowaliśmy na składach celnych:
- Niewystarczająca liczba odpowiednich pomieszczeń magazynowych.
- Ograniczone możliwości organizowania pracy (w zakresie wyposażenia miejsc pracy, szkolenia pracowników, możliwości regulowania liczebności zespołów pracowników itp.).
- Problemy z dopuszczeniem towarów do swobodnego obrotu przy wykryciu rozbieżności.
Jeżeli importer (właściciel ładunku) wypracuje tę opcję organizacji znakowania, to musi być przygotowany na to, że:
- Samodzielne utrzymanie lub organizacja składu celnego wymaga nakładów finansowych i czasowych.
- Istniejące powierzchnie magazynowe składów celnych wymagają rozbudowy i modernizacji, co często komplikuje istniejąca już infrastruktura zapewniająca bezpieczeństwo i kontrolę dostępu.
- Wzrost kosztów produkcji w przypadku długotrwałego składowania na składzie celnym z powodu wykrycia rozbieżności (błędna klasyfikacja, błędy w dokumentacji towarowej).
OPCJA TRZECIA: znakowanie kodami «Честный ЗНАК» (Uczciwy ZNAK) przez firmę logistyczną na magazynie poza terytorium Federacji Rosyjskiej
Według wstępnych szacunków jest to najwygodniejsza opcja dla importera, pozwalająca na szybką reakcję na zmiany bez znaczących kosztów czy straty czasu.
Firma logistyczna, będąca podwykonawcą, jest zainteresowana należytym wykonaniem tego zadania, ponieważ w przypadku błędu również poniesie konsekwencje. W trakcie znakowania podwykonawca na pewno skontroluje zgodność zadeklarowanego i rzeczywistego wykazu towarów, a w przypadku wykrycia błędu wspólnie z właścicielem ładunku może skorygować dokumenty przewozowe lub zmienić wielkość partii towaru. Oznacza to, że ładunek dotrze do miejsca odprawy celnej z prawidłowymi dokumentami w pełni odpowiadającymi ładunkowi, oraz na pewno właściwym oznakowaniem.
Oto kilka ważnych kryteriów, które mogą posłużyć jako swego rodzaju „lista kontrolna” przy wyborze firmy logistycznej:
- Posiada duże doświadczenie w znakowaniu kodami Data Matrix.
- Magazyn operatora spełnia warunki składowania towarów.
- Istnieją alternatywne schematy dostaw z magazynami do znakowania.
- Potrafi zapewnić wymagane ilości znakowania w wymaganym czasie.
- Zdolny do wspólnego planowania.
Podwykonawca musi dysponować wystarczającymi zasobami ludzkimi i zasobami technicznych, aby móc w ustalonym z klientem okresie przyspieszyć procesy znakowania przy minimalnym wzroście dodatkowych kosztów.
Przykład: zespół składający się z dwóch miejsc pracy, przy każdym z nich po trzech pracowników, znakuje jedną ciężarówkę obuwia w ciągu jednego dnia. Jeśli z wyprzedzeniem planujemy z klientem wielkość dostaw i terminy, możemy dostosować liczbę zaangażowanych pracowników, aby przyspieszyć obsługę partii towaru. Niewątpliwie im większy jest rozmiar partii i bardziej regularne dostawy towarów, tym więcej jest możliwości optymalizacji procesu i obniżenia kosztów znakowania.